Indirekte Ausgaben: Eine hervorragende Gelegenheit für schnelle EBIT-Auswirkungen

Die Ausgaben einer Organisation lassen sich in zwei Kategorien einteilen: direkte und indirekte Ausgaben. Indirekte Ausgaben umfassen die Beschaffung von Waren, Materialien und Dienstleistungen, die nicht direkt mit der Produktion der Produkte oder Dienstleistungen der Organisation verbunden sind. Beispiele hierfür sind Logistik, Marketing, Gebäudemanagement, Miete, Versorgungsleistungen, IT, Telekommunikation, professionelle Dienstleistungen, Personalbeschaffung, Zeitarbeit und Wartung – kurz, alles, was zum täglichen Geschäftsbetrieb beiträgt. Viele Finanzexperten bezeichnen diese indirekten Ausgaben als SG&A (Selling, General & Administrative expenses).

• Indirekte Ausgaben werden oft unterschätzt und machen wahrscheinlich einen erheblichen Teil der Kosten Ihres Unternehmens aus. Im Durchschnitt machen die indirekten Ausgaben 1/8 des Jahresumsatzes aus.

• Für indirekte Ausgaben werden oft zu wenig Ressourcen bereitgestellt und zu wenig Investitionen getätigt. Viele Unternehmen verfügen über keine speziellen Beschaffungsressourcen für indirekte Ausgaben. Wenn dies der Fall ist, zeigen unsere Untersuchungen, dass Einkäufer für indirekte Ausgaben im Vergleich zu Einkäufern für direkte Ausgaben einen fünfmal größeren Aufgabenbereich zu verwalten haben.

• Indirekte Ausgaben werden fast immer zu wenig genutzt. Typischerweise sind die indirekten Ausgaben über das gesamte Unternehmen verstreut und auf viele Lieferanten mit geringen oder gar keinen Skaleneffekten und wenig Produktstandardisierung aufgeteilt. Es gibt oft nur sehr wenige Beschaffungsaktivitäten, keine Verträge, KPIs oder kaufmännische Aufsicht, und die Lieferanten werden oft nicht verwaltet.

Die Ausrichtung auf indirekte Ausgaben bietet eine schnelle, leicht zu erzielende Auswirkung auf das EBIT in weniger umstrittenen und nicht zum Kerngeschäft gehörenden Bereichen. Es ist ein hervorragender Schwerpunktbereich für schnelle Einsparungen.

Herausforderungen und Chancen in indirekten Ausgabenkategorien

Jede Kategorie indirekter Ausgaben stellt spezifische Herausforderungen und Probleme dar, was oft dazu führt, dass Unternehmen ihr Potenzial nicht vollständig ausschöpfen und ihre Ausgaben nicht optimieren können. Betrachten Sie beispielsweise Marketing, eine typischerweise strategische Ausgabe, die häufig ohne professionellen Input aus dem Beschaffungswesen verwaltet wird. Oder Zeitarbeit, bei der Unternehmen Schwierigkeiten haben, eine große Anzahl von Agenturen, Anbietern, Aushilfskräften und Einzelpersonen zu koordinieren. Auch Ausgaben für Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO) sind betroffen, da reaktive Anforderungen und eine große Vielfalt an Produkten, Dienstleistungen und Lieferanten jede Art von Einflussnahme erschweren.

Die Verwaltung indirekter Ausgaben erfordert sowohl die Fähigkeit, ein breites Spektrum an Aufgaben zu bewältigen, als auch das Fachwissen, um tiefgreifende Analysen durchzuführen.

Wenn Unternehmen die indirekten Ausgaben ins Visier nehmen, können die Einsparungen erheblich sein. Unserer Erfahrung nach können etwa 60 % der gesamten Ausgaben im Rahmen eines Projekts zur Senkung der Beschaffungskosten angegangen werden, wobei die erzielbaren Einsparungen zwischen 7,8 % und 13,1 % liegen.

Für viele Unternehmen ist die Inanspruchnahme von externem Beratungs-Know-how zur Erzielung von Einsparungen eine ideale Ergänzungsstrategie, die in einem Durchgang eine schrittweise Veränderung mit einer hervorragenden Kapitalrendite bewirkt.

Strategien zur Verwaltung indirekter Ausgaben

Die Einrichtung einer Organisation zur Verwaltung indirekter Ausgaben auf kontinuierlicher Basis erfordert Überlegungen zu Strategie, Betriebsmodell, Verfahren und Technologie.

Unternehmen haben eine Reihe von Strategien zur Verfügung, um mit indirekten Ausgaben umzugehen. Dazu gehören Zentralisierung versus Delegation, direkte Verwaltung versus beratende Einflussnahme und Investition in eigene Ressourcen versus Outsourcing.

Das Betriebsmodell ist der Schlüssel. Für multinationale Unternehmen mit mehreren Standorten ist es von grundlegender Bedeutung, einen Weg zu finden, die indirekten Ausgaben im gesamten Unternehmen zu nutzen. Die Anzahl der Ressourcen und die Art und Weise, wie man sich darauf konzentriert, ist eine Frage, die wir oft mit Chief Procurement Officers (CPOs) beantworten.

Die Einbindung des Unternehmens ist einer der kritischen Erfolgsfaktoren bei der Optimierung der indirekten Ausgaben. Prozesse und Technologien gehören zu den wichtigsten Hebeln. Unternehmen haben heute viele Möglichkeiten, Software und Technologie zu nutzen, um Geschäftsanwender bei der Selbstbedienung, der Erstellung von Spezifikationen und Arbeitsbeschreibungen, dem Zugang zu Katalogen, der autonomen Beschaffung, der Anleitung durch KI-Bots, der Einrichtung von Lieferanten, der ESG-Berichterstattung und intelligenten Zahlungsmechanismen zu unterstützen.

Eine Strategie für das Management indirekter Ausgaben ist von grundlegender Bedeutung. Wir arbeiten mit Unternehmen zusammen, um ihnen zu helfen, ihre Herausforderungen zu verstehen.

Klicken Sie hier, um zu sehen, wie unsere Arbeit mit einem führenden Hersteller von Geräten für das Gesundheitswesen diesem geholfen hat, eine globale Beschaffungsorganisation für indirekte Ausgaben einzurichten. Case Study

Klicken Sie hier, um zu sehen, wie unsere Arbeit mit einem globalen Hersteller von Schiffsmotoren dessen Beschaffungsorganisation für indirekte Ausgaben verändert hat. Case Study