Transformation von Vertrieb & Projektmanagement in der Bahnindustrie

Herausforderung für den Kunden

Der Kunde, ein führender Anbieter von Signalisierungslösungen und Fahrgastinformationssystemen im Bahnsektor, befindet sich derzeit im Übergang von einem mittelständischen Unternehmen zu einem Teil eines Konzerns. Die Prozesse haben sich im Laufe der Zeit entwickelt, was zu verschwommenen und unklaren Rollen und Verantwortlichkeiten geführt hat. Die Gesamtprozesse sind unkoordiniert und wichtige Stakeholder sind unzureichend eingebunden.

H&Z Ansatz & Erfolgsfaktoren

H&Z begann mit einer detaillierten Analyse der Ist-Prozesse in der Angebotserstellung (Vertrieb) und Projektabwicklung. Diese Analyse identifizierte Schwachstellen und führte zu umsetzbaren Verbesserungsmaßnahmen. H&Z arbeitete eng mit dem Kunden zusammen und führte eine Reihe von Workshops durch, um die zukünftigen Prozesse unter Berücksichtigung der identifizierten Schwachstellen, der Industriestandards sowie der Best Practices zu entwickeln. Die Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Schnittstellenfunktionen entlang der Prozesse wurden definiert und mit Hilfe der RASCI-Logik (R = responsible; A = accountable; S= supported; C = consulted; I = informed) konkretisiert. Zusätzlich wurden der zukünftige Reparaturabwicklungsprozess (Service) und die damit verbundenen Rollen und Verantwortlichkeiten entwickelt.

Ergebnisse

Die Soll-Prozesse wurden so gestaltet, dass sie praktikabel, effizient, innovativ und standardisiert sind und die notwendigen Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen erfüllen:

• Die Soll-Prozesse in den Bereichen Angebotserstellung, Projektabwicklung und Retouren (Reparaturabwicklung) wurden dokumentiert und mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten abgestimmt.
• Bestehende prozessrelevante Rollenprofile wurden geschärft und neue Rollenprofile, wie z.B. Bid Manager und Bid Engineer, wurden eingeführt.
• Schnittstellenfunktionen wurden definiert, um die koordinierte Einbindung relevanter Stakeholder bei bestimmten Prozessschritten sicherzustellen.
• Es wurde eine klare Trennung der Verantwortlichkeiten zwischen dem Geschäftsbereich und den Geschäftseinheiten im Verkaufsprozess festgelegt.
• Prozessmeilensteine und Entscheidungspunkte, einschließlich Entscheidungsträger und -kriterien, wurden festgelegt und Standarddokumente (z. B. Checklisten) eingeführt.
• Um die Organisation bei der Umsetzung der neu gestalteten Prozesse zu unterstützen, wurden konkrete Maßnahmen definiert und in einer Roadmap geplant.