GenAI im Einkauf: Erste Anwendungsfälle führen zu Effizienz und strategischem Wert

Da Unternehmen weltweit versuchen, in der modernen und unbeständigen Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben, setzen Einkaufsabteilungen zunehmend auf Technologie, um sich einen Vorteil zu verschaffen. Generative KI (GenAI) entwickelt sich schnell zu einem Tool für die Transformation und bietet Einkaufsteams die Möglichkeit, intelligenter, schneller und strategischer zu arbeiten. Da 73 % der Einkaufsorganisationen planen, GenAI bis Ende 2024 einzuführen, ist klar, dass die Auswirkungen der Technologie gerade erst beginnen.

Das neueste Briefing-Papier von H&Z, GenAI in Procurement: First Use Cases, stellt über 40 wichtige Anwendungsfälle vor, die zeigen, wie GenAI messbare Ergebnisse in allen Bereichen des Einkaufs liefert. Von der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben bis hin zur Ermöglichung datengestützter strategischer Entscheidungen – GenAI ermöglicht es Einkaufsexperten, neue Effizienz- und Innovationsniveaus zu erschließen. Hier untersuchen wir wichtige Erkenntnisse und praktische Anwendungen und ermutigen alle, die sich für das gesamte Spektrum der Möglichkeiten interessieren, das umfassende Briefing-Papier herunterzuladen.

Die Entwicklung von GenAI im Einkauf

Das Potenzial von GenAI im Einkauf liegt in seiner Vielseitigkeit. Durch die Verarbeitung riesiger Datenmengen, das Erkennen von Mustern und die Generierung von Erkenntnissen unterstützt GenAI die Einkaufsabteilungen in jeder Phase. Das H&Z Procurement Process House Framework identifiziert spezifische Bereiche, in denen GenAI einen Mehrwert schaffen kann, von der frühen Planungsphase bis hin zum Vertragsmanagement und Lieferantenbeziehungsmanagement.

Die wichtigsten Vorteile von GenAI im Einkauf

Untersuchungen zeigen, dass die Integration von GenAI in den Einkauf zu erheblichen Verbesserungen bei der Effizienz, der Entscheidungsfindung und der operativen Effektivität führen kann. Erfahrungsberichte von Frühanwendern:

• 30 % schnellere Entscheidungsfindung: GenAI verarbeitet Daten schnell und ermöglicht so schnellere, fundiertere Entscheidungen, die in Echtzeit auf die Marktdynamik reagieren.
• 40 % weniger Routineaufgaben: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben – wie Dateneingabe, Berichterstellung und Vertragsgestaltung – haben Teams mehr Zeit, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren.
• Verbesserte strategische Fähigkeiten: GenAI ermöglicht es Beschaffungsteams, Lieferantenbeziehungen proaktiv zu verwalten, Risiken dynamisch zu bewerten und langfristige Planungsstrategien zu verfeinern.

Wichtige Anwendungsfälle für GenAI im Einkauf

Hier finden Sie einige Beispiele dafür, wie GenAI in verschiedenen Einkaufsprozessen greifbare Vorteile bringt:

Plan-to-Strategy (P2S)

Die Planungsphase des Einkaufs ist von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für das Kostenmanagement, die Lieferantenstrategie und die Gesamteffizienz des Einkaufs bildet. GenAI stellt Tools zur Verfügung, mit denen sich Ausgaben analysieren und kategorisieren lassen, sodass Teams Einsparmöglichkeiten erkennen und umsetzbare Strategien für die einzelnen Kategorien entwickeln können. Durch die kontinuierliche Überwachung von Markttrends, Preisen und dem Verhalten der Wettbewerber unterstützt GenAI eine dynamischere und reaktionsschnellere strategische Planung.

• Kostentransparenz: KI kategorisiert und bereinigt Beschaffungsdaten und deckt Bereiche auf, in denen Kosteneinsparungen möglich sind.
• Marktinformationen: GenAI analysiert Marktbedingungen, Vorschriften und Wettbewerbsaktivitäten, um fundierte Einkaufsentscheidungen zu treffen.
• Überwachung der Warengruppenstrategie: KI-gestützte Erkenntnisse ermöglichen fortlaufende Strategieanpassungen und richten den Einkauf an den Geschäftszielen aus.

Source-to-Contract (S2C)

Der Source-to-Contract-Prozess umfasst oft zeitintensive Aufgaben, von der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen bis hin zur Verhandlung von Vertragsbedingungen. GenAI verbessert diesen Prozess, indem es die Erstellung von Dokumenten automatisiert, komplexe Angebote auswertet und sogar Verhandlungsstrategien vorschlägt. Es kann auch „Soll-Kosten“-Schätzungen für Produkte erstellen und so dem Einkauf einen Maßstab für die Kostenverhandlungen an die Hand geben.

• Ausschreibung: KI hilft bei der Erstellung von Ausschreibungsdokumenten, indem sie relevante Abschnitte und Fragen vorschlägt und so den Zeitaufwand für die Dokumentenerstellung reduziert.
• Vertragsmanagement: GenAI unterstützt bei der Vertragserstellung, stellt die Einhaltung von Vorschriften sicher, identifiziert Risiken und vereinfacht Verlängerungen.
• Verhandlungsunterstützung: KI liefert in Echtzeit Vorschläge zu Strategien und Gegenangeboten und hilft Teams so, den Wert in Verhandlungen zu maximieren.

Purchase-to-Pay (P2P)

Der P2P-Zyklus umfasst alles von der Erstellung der Bestellung bis zur Zahlungsabwicklung und ist ein Bereich, in dem GenAI bei der Optimierung von Arbeitsabläufen hervorragende Leistungen erbringt. Durch die Weiterleitung von Benutzern an bevorzugte Lieferanten, den automatischen Abgleich von Rechnungen und die Optimierung von Genehmigungsabläufen eliminiert GenAI Fehler und reduziert die Bearbeitungszeit, wodurch reibungslose Transaktionen gewährleistet werden.

• Geführter Einkauf: KI leitet Benutzer zu zugelassenen Produkten und Lieferanten weiter und stimmt dabei mit den Unternehmensrichtlinien überein.
• Autonomes Matching: GenAI gleicht Bestellungen, Bestätigungen und Rechnungen ab und reduziert so Fehler bei der Abstimmung.
• Genehmigungsprozess: KI schlägt optimale Genehmiger vor und hebt wichtige Entscheidungspunkte hervor, wodurch der Genehmigungsprozess beschleunigt wird.

GenAI's Rolle bei der strategischen Transformation des Einkaufs

Wie diese Anwendungsfälle veranschaulichen, steigert GenAI nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern ermöglicht es den Einkaufsteams auch, eine strategischere Rolle innerhalb von Organisationen zu übernehmen. Durch die Reduzierung des Zeitaufwands für Routineaufgaben können sich die Einkaufsfachleute auf wertorientierte Aktivitäten konzentrieren, von der Verbesserung der Zusammenarbeit mit den Lieferanten bis hin zur Innovation von Beschaffungsstrategien. Die Fähigkeit, Beschaffungsfunktionen dynamisch zu verwalten, basierend auf Echtzeitdaten und Erkenntnissen, verändert die Art und Weise, wie Organisationen ihre Lieferketten angehen.

Das Potenzial von GenAI im Einkauf ist enorm, und mit der Weiterentwicklung der Technologie werden auch ihre Anwendungen zunehmen. Unternehmen, die sich jetzt für GenAI entscheiden, sind gut positioniert, um die Komplexität des modernen Einkaufs zu meistern und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.