H&Z
H&Z Management Consulting - Consulting with head, heart and hand

Datenschutzerklärung für Geschäftspartner und Kunden

Stand: 1.November 2023
 

Diese Datenschutzerklärung für Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner beschreibt, wie die H&Z Unternehmensberatung GmbH (im Folgenden „H&Z” oder „wir”) Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen, Ihrer Organisation oder dem von Ihnen vertretenen Unternehmen („Ihr Unternehmen”) verarbeitet. Darüber hinaus beschreibt die Datenschutzerklärung, welche Arten von personenbezogenen Daten wir über Sie erheben, wie wir die Daten verarbeiten, speichern und weitergeben und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben.


1. WER IST FÜR DIE VERARBEITUNG MEINER DATEN VERANTWORTLICH? WIE KANN ICH H&Z KONTAKTIEREN?

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die H&Z Unternehmensberatung GmbH Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Sie können H&Z jederzeit unter den nachfolgenden Kontaktdaten erreichen: 
 

H&Z Unternehmensberatung GmbH,  

Max-Joseph-Straße 6 

80333 München 

Telefon: +49 892429690 
 

Für Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten können Sie den zentralen Datenschutzkoordinator, Stefan Franz, unter der folgenden E-Mail Adresse kontaktieren;
 

E-Mail: stefan.franz@hz.group 
 

Den Datenschutzbeauftragten von H&Z erreichen Sie unter:
 

E-Mail: datensicherheit@hz.group 

 

2. WELCHE MEINER PERSONENBEZOGENEN DATEN WERDEN VERARBEITET?

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie oder Ihr Unternehmen uns im Zusammenhang mit der jeweiligen Geschäftsbeziehung zu uns zur Verfügung stellen, soweit dies für Zwecke der Geschäftsbeziehung erforderlich ist, unabhängig davon, ob die Informationen uns mündlich (z.B. telefonisch), schriftlich (z.B. per E-Mail, Brief) oder über unsere Website übermittelt werden.

Wir können insbesondere die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erfassen:

 

• Name und Kontaktinformationen, z.B. Vor- und Nachname, Unternehmen/Organisation, geschäftliche Telefonnummer, E-Mail-Adresse und andere geschäftliche Kontaktinformationen sowie Ihre Berufsbezeichnung;

• Auftrags-, Service- und Vertragsdaten, einschließlich Umsatzinformationen und Zahlungsbedingungen, Vertragsdetails, etc.;

• Zahlungs- und Rechnungsdaten, wie z.B. Informationen, die für die Zahlungsabwicklung und die Betrugsprävention erforderlich sind, einschließlich Bank- und Kontodaten, Steuernummern und Rechnungsadressen;

• Auftragshistorie und Verlauf von Transaktionen und geschäftlichen Interaktionen, einschließlich kommerzieller Informationen über die Nutzung von Dienstleistungen, auch soweit dies für die Verwaltung von Beziehungen mit Geschäftspartnern erforderlich ist;

• Inhalt der geschäftlichen Kommunikation in Bezug auf die Geschäftsbeziehungen, Produkte und Dienstleistungen (z.B. Schriftverkehr per E-Mail, Brief, Fax, etc.);

• personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen, Informationsdatenbanken erheben oder von Auskunfteien erhalten;

• soweit dies im Rahmen von Compliance-Screenings gesetzlich vorgeschrieben ist: Geburtsdatum, Wohnsitzland, Ergebnisse von Screenings gegen anerkannte Sanktionslisten, Informationen über einschlägige Gerichtsverfahren und andere Rechtsstreitigkeiten, an denen Sie oder Ihr Unternehmen beteiligt sind.


3. FÜR WELCHE ZWECKE WERDEN MEINE DATEN VERARBEITET UND AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE? 

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende berechtigte Geschäftszwecke und auf der Grundlage der untenstehenden Rechtsgrundlagen:  

• Um einen Vertrag mit Ihrem Unternehmen abzuschließen und/oder zu erfüllen, einschließlich der Bearbeitung von Aufträgen, der Erbringung von Dienstleistungen sowie für damit verbundene Verwaltungs-, Kontoführungs-, Buchhaltungs-, Abrechnungs- und Prüfungszwecke. Soweit die Geschäftsbeziehung zwischen H&Z und Ihnen persönlich besteht, stützen wir uns auf die Notwendigkeit der Verarbeitung für die Erfüllung des Vertrages mit Ihnen oder um auf Ihre Anfrage hin vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO). Soweit die Geschäftsbeziehung zwischen uns und Ihrem Unternehmen besteht, stützen wir uns auf unsere berechtigten Interessen an der Begründung, Durchführung und Betreuung dieser Geschäftsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

• Zur Wahrnehmung unseres berechtigten Interesses an einer ordnungsgemäßen Buchhaltung und einer effektiven und serviceorientierten Verwaltung, Betreuung und Pflege unserer Geschäftskontakte (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

• Zur Kommunikation mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen im Rahmen der Begründung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung, soweit dies zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kommunikation mit Ihnen und/oder Ihrem Unternehmen erforderlich ist, z.B. wenn wir Sie über Änderungen unserer AGB informieren oder Sie sich mit Fragen und Anliegen an H&Z wenden (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).

• Zur Durchführung von Compliance-Überprüfungen unserer Geschäftspartner: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit die Verarbeitung zur Wahrnehmung unseres berechtigten Interesses an der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, insbesondere der Verpflichtungen aus den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften (z.B. Art. 28 Abs. 1 DSGVO), erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1) lit. f) DSGVO).

• Ferner verarbeiten wir Ihre Daten, soweit dies zur Einhaltung der gesetzlichen Pflichten von H&Z, einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. gem. § 257 HGB und § 147 AO) erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO).

• Zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen an der Sicherstellung und Dokumentation der Einhaltung geltender Gesetze und an der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO), einschließlich der Einziehung von Forderungen und der Durchsetzung von Zahlungsansprüchen.

• Für Direktmarketingzwecke: Sofern Sie separat Ihre Einwilligung in eine weitergehende Nutzung ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können wir Ihre in diesem Zusammenhang bereitgestellten personenbezogenen Daten (insbesondere Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail Adresse, Name und Adresse ihres Unternehmens sowie weitere im Rahmen der Einwilligung von Ihnen bereitgestellte Angaben) gemäß dem in der Einwilligung beschriebenen Umfang zu Werbezwecken nutzen, um Sie über den von Ihnen bevorzugten Kanal (per E-Mail, Fax und/oder Telefon) über ausgewählte Angebote zu Dienstleistungen der H&Z Gruppe zu informieren. Diese Direktwerbung kann Informationen zu aktuellen Beratungsdienstleistungs- und Service-Informationen von H&Z sowie Neuigkeiten aus Ihrer Branche, Ankündigungen für bevorstehende Veranstaltungen und weitere Marketinginformationen beinhalten.

Darüber hinaus können wir die in diesem Abschnitt genannten Daten verarbeiten, um organisatorischen Anforderungen im Hinblick auf Ihre Marketing-Einwilligung gerecht zu werden, wie z.B. der Validierung der von Ihnen angegebenen E-Mail-Adresse durch ein sog. Double-Opt-In Verfahren.

Ihre Einwilligung wird protokolliert, um Missbrauch zu verhindern und Ihre Einwilligung entsprechend den rechtlichen Anforderungen dokumentieren und nachweisen zu können. Die Protokollierung erfolgt auf Grundlage der Notwendigkeit der Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und Gewährleistung einer rechtssicheren und nutzerfreundlichen Gestaltung unserer werblichen Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c) i.V.m. Art. 5 Abs. 1 lit. a), Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der werblichen Kommunikation durch H&Z erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, Ihnen die werbliche Kommunikation zusenden zu können. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne zusätzliche Kosten widerrufen, z.B. per E-Mail an datensicherheit@hz.group.

• Für Zwecke der Bestandskundenwerbung: Ohne Ihre Einwilligung erfolgt eine Kontaktaufnahme durch uns per E-Mail zu Marketingzwecken nur dann, wenn wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einer Ihnen gegenüber erbrachten Dienstleistung von Ihnen erhalten haben, die werblichen Inhalte in der E-Mail sich auf ähnliche Dienstleistungen beziehen und Sie der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse zu Werbezwecken nicht widersprochen haben. Sie können jederzeit der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse zu Werbezwecken widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten für den Widerspruch nach den Basistarifen Ihres Telekommunikationsanbieters entstehen. Die diesbezügliche Verarbeitung Ihrer Daten stützen wir auf die Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Vermarktung unserer Dienstleistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).


4. BIN ICH VERPFLICHTET, MEINE DATEN BEREITZUSTELLEN?

Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten in dem oben beschriebenen Umfang bereitzustellen. Wenn Sie uns jedoch bestimmte Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir daran gehindert sein, unseren Verpflichtungen nachzukommen, den Vertrag mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen zu schließen und/oder zu erfüllen oder die Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen anderweitig abzuwickeln.


5. AN WEN WERDEN MEINE DATEN WEITERGEGEBEN?

Wir können Ihre Daten in folgenden Fällen an Dritte weitergeben, soweit dies zur Erreichung der unter Ziffer 3 genannten Zwecke erforderlich ist:


6. GRUPPENINTERNE VERARBEITUNGEN

Ihre Daten werden streng vertraulich behandelt und intern nur an die jeweiligen Gesellschaften der H&Z Gruppe bzw. die jeweiligen Abteilungen/Mitarbeitenden bei H&Z weitergegeben, die für die Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe Kenntnis von Ihren Daten haben müssen (z.B. soweit dies zur Bereitstellung der von Ihnen oder Ihrem Unternehmen an H&Z erbrachten Dienstleistungen in dem vertraglich vereinbarten Umfang erforderlich ist, oder für die Betreuung von Anfragen und Verwaltung Ihrer Daten im zentralen Customer Relationship Management System der H&Z Gruppe). Soweit wir Ihre Daten in diesen Fällen an andere H&Z Gruppengesellschaften weitergeben, verarbeiten wir Ihre Daten zusammen mit der jeweiligen H&Z Gruppengesellschaft als gemeinsame Verantwortliche. In Bezug auf die gemeinsame Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten hat die H&Z mit ihren Gruppengesellschaften Verträge über die gemeinsame Verantwortlichkeit abgeschlossen, die die Voraussetzungen des Art. 26 DSGVO erfüllen. Die Kontaktdaten der anderen H&Z Gruppengesellschaften können sie Ziffer 9 dieser Datenschutzerklärung entnehmen.


7. EXTERNE DIENSTLEISTUNGSUNTERNEHMEN UND SONSTIGE DATENEMPFÄNGER

• Externe Dienstleister: Wir geben Ihre Daten an vorher sorgfältig ausgewählte und gemäß den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraglich verpflichtete externe Dienstleistungsunternehmen weiter (z.B. Hosting- und IT-Service-Provider und sonstige Dienstleister, wie z.B. Marketing-Agenturen, Anbieter von Datenanalysediensten, Cloud-Service-Provider für die CRM-Software, Buchhaltungssoftware und ERP-Software). Diese verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gem. Art. 28 DSGVO, soweit dies für die Bereitstellung der von uns beauftragten Dienstleistungen erforderlich ist. Ihre Daten werden weder an Dritte verkauft noch anderweitig vermarktet.Eine aktuelle Liste aller Dienstleister erhalten Sie auf Anfrage bei H&Z unter den in Abschnitt 1 angegebenen Kontaktdaten.

• Behörden und Gerichte: Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch an Aufsichtsbehörden, Strafverfolgungsbehörden und Gerichte weitergeben, soweit (1) wir nach sorgfältiger Prüfung zu der Auffassung gelangen, dass dies (i) gesetzlich vorgeschrieben ist oder (ii) notwendig ist, um einer gerichtlichen oder behördlichen Anordnung (z.B. einem Auskunftsersuchen einer Strafverfolgungsbehörde) Folge zu leisten, oder (2) wenn die Offenlegung erforderlich und angemessen ist, um (i) die Einhaltung anwendbarer Gesetze sicherzustellen, (ii) um unsere Rechtsansprüche zu geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen, oder (iii) im Zusammenhang mit einer Untersuchung illegaler bzw. mutmaßlich illegaler Handlungen. Soweit dies gesetzlich zulässig und zumutbar ist, werden wir versuchen, Sie über solche Auskunftsersuchen zu informieren.


8. WERDEN MEINE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUßERHALB DER EU/DES EWR GESPEICHERT UND VERARBEITET?

in Ländern außerhalb der Europäischen Union und der Vertragsstaaten des Europäischen Wirtschaftsraumes haben („Drittländer”), insbesondere im Fall der Übermittlung an Dienstleistungsunternehmen in den USA. Die Gesetze dieser Länder, gewährleisten unter Umständen kein Datenschutzniveau, das von der Europäischen Kommission im Rahmen eines Angemessenheitsbeschlusses für angemessen befunden wurde. Soweit die Übermittlung der Daten an den jeweiligen Empfänger nicht von einem Angemessenheitsbeschluss der EU Kommission erfasst ist, haben wir in diesen Fällen geeignete und angemessene Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten auch durch die Empfänger in Drittländern angemessen geschützt werden und dass das durch die europäischen Gesetze geforderte Datenschutzniveau nicht unterschritten wird. Die Maßnahmen umfassen z.B. den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln, die dem Datenempfänger besondere Pflichten in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Daten auferlegen und die Einhaltung Europäischer Datenstandards bezwecken, sowie erforderlichenfalls die Implementierung zusätzlicher technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Einige der von uns beauftragten Dienstleistungsunternehmen haben sich dem zwischen der Europäischen Union und den USA geschlossenen Data Privacy Framework Program angeschlossen und sind entsprechend zertifiziert. Die Unternehmen sind folglich dazu verpflichtet, die Standards und Vorschriften des Europäischen Datenschutzrechtes einzuhalten. Nähere Informationen zu dem Data Privacy Framework Program und dessen Gültigkeit finden Sie HIER.


9. WIE WERDEN MEINE DATEN GESCHÜTZT?

Wir haben umfassende technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um ein dem Risiko der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dies umfasst insbesondere Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor versehentlicher oder unrechtmäßiger Vernichtung, dem Verlust, der Veränderung, unbefugten Offenlegung oder dem unbefugten Zugang sowie deren missbräuchlichen Verwendung. Bei der Implementierung der Maßnahmen haben wir den Stand der Technik, die Art, den Umfang, Kontext und Zweck der Verarbeitung sowie die bestehenden Risiken für Ihre personenbezogenen Daten berücksichtigt. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die kontinuierliche Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit Ihrer Daten sowie die Belastbarkeit unserer Datenverarbeitungssysteme zu gewährleisten. Die getroffenen Maßnahmen werden uns regelmäßig neu bewertet und verbessert. Für weitere Informationen zu den von uns getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen kontaktieren Sie uns bitte unter den in Abschnitt 1 dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten.


10. WIE LANGE WERDEN MEINE DATEN GESPEICHERT? 

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der unter Ziffer 3 genannten Zwecke erforderlich ist. Im Einzelnen gelten die folgenden Speicherfristen:

• Personenbezogene Daten, die wir zum Zwecke der Vertragserfüllung verarbeiten, werden so lange gespeichert, wie es für die Wahrung unserer Rechte und Pflichten aus dem Vertrag erforderlich ist, einschließlich für Zwecke der Buchhaltung, Rechnungsstellung, Rechnungsprüfung und Compliance.

• Personenbezogene Daten, die zur Abwicklung, Aufrechterhaltung und Unterstützung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen gespeichert werden, einschließlich geschäftlicher E-Mails, werden für einen Zeitraum von drei Jahren ab der letzten geschäftlichen Interaktion mit Ihnen gespeichert.

• Personenbezogene Daten, die wir auf der Grundlage Ihrer Einwilligung zur Durchführung von Direktmarketingmaßnahmen verarbeiten, speichern wir bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder wir die Durchführung der entsprechenden Marketingmaßnahmen einstellen.

• Personenbezogene Daten, die zur Erfüllung unserer steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich sind, werden für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren gespeichert.

Nach Ablauf der oben genannten Fristen, werden diese Daten vollständig gelöscht, es sei denn, dass einer Löschung gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder eine längere Speicherung im konkreten Fall zur Erfüllung sonstiger rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen and der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).


11. WELCHE RECHTE HABE ICH UND WIE KANN ICH DIESE AUSÜBEN?

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen das Recht:

• Auskunft über die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie eine Kopie dieser Daten zu verlangen (Recht auf Auskunft);

• die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten und, unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung); bitte lassen Sie uns wissen, ob sich Ihre und ggf. welche Ihrer Daten, die wir speichern, geändert haben, damit wir die entsprechenden Daten korrigieren bzw. aktualisieren können.

• bei Vorliegen berechtigter Gründe die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Recht auf Löschung);

• die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen gegeben sind (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung);

• bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder, soweit dies technisch machbar ist, von uns übermitteln zu lassen (Recht auf Datenübertragbarkeit); sowie

• nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Automatisierte Entscheidungsfindungen finden bei H&Z nicht statt.
 

 

Sie haben ferner das Recht, einer Verarbeitung Ihrer Daten, die zur Wahrung der berechtigten Interessen von H&Z oder Dritten erfolgt, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen zu widersprechen (Widerspruchsrecht). Werden personenbezogene Daten von H&Z verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen, ohne dass es hierfür besonderer Gründe bedürfte.


Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass hierdurch die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer Daten berührt würde.
 

 

Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte, sowie zum Widerruf einer etwaigen Einwilligungserklärung, an H&Z unter den in Ziffer 1 aufgeführten Kontaktdaten. Ihre Rechte im Hinblick auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten für die Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens im Rahmen der in Ziffer 5.1 beschriebenen gemeinsamen Verantwortlichkeit können Sie bei und gegenüber jedem einzelnen der genannten Verantwortlichen, d.h. gegenüber der H&Z oder gegenüber der H&Z Unternehmensberatung GmbH (Hietzinger Kai 133/Top 201, 1130 Wien, Österreich, E-Mail: datensicherheit@hz.group), H&Z Unternehmensberatung GmbH (Steinstrasse 21, 8003 Zürich, Schweiz, E-Mail: datensicherheit@hz.group) sowie gegenüber der H&Z Management Consulting Ltd (Vereinigtes Königreich, 48 Dover Street, London W1S 4FF, E-Mail: datensicherheit@hz.group) geltend machen. Zur effektiven Ausübung Ihrer Rechte empfehlen wir Ihnen jedoch, sich an H&Z als zentrale Anlaufstelle unter den in Ziffer 1 aufgeführten Kontaktdaten zu wenden.
 

Zudem haben Sie unbeschadet sonstiger Rechtsbehelfe jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.