KI-gestützte Ausschreibung und Vergabe: Das Potenzial von Tail Spend ausschöpfen

Effizienzsteigerung bei Tail Spend durch KI

Trotz Verbesserungen durch Digitalisierung und Prozessoptimierung bleibt Zeit einer der größten Engpässe für Beschaffungsteams. Tail Spend ist oft zu fragmentiert und von zu geringem strategischem Wert, um vollständige Ausschreibungsbemühungen zu rechtfertigen. Traditionelle Best Practices helfen durch die Konsolidierung der Ausgaben und den Einsatz von Automatisierung, aber KI hat das Potenzial, noch weiter zu gehen – sie ermöglicht es der Beschaffung, Tail Spend mit derselben kommerziellen Strenge zu behandeln wie strategische Kategorien.

Die wahren Kosten der Zeit: Warum Tail Spend zurückbleibt

Die naheliegende Lösung – mehr Zeit investieren – ist oft zu kostspielig, um sie für fragmentierte, geringwertige Ausgaben zu rechtfertigen. Das Volumen und die Komplexität von Tail-Transaktionen machen es schwierig, ausreichende Ressourcen bereitzustellen, insbesondere wenn die potenziellen Einsparungen pro Vorgang relativ gering sind.

Infolgedessen haben sich Beschaffungsteams in der Vergangenheit auf eine Reihe taktischer Workarounds verlassen:

• Zusammenfassung geringwertiger, unterschiedlicher Anforderungen mit Großhändlern oder katalogisierten Lieferanten
• Anwendung grundlegender Automatisierung zur Beschleunigung von Kaufgenehmigungen
• Nutzung bevorzugter Lieferanten zur Begrenzung des Verwaltungsaufwands

• Ermöglichung der Selbstbeschaffung durch Endnutzer innerhalb von Rahmenbedingungen oder ausgehandelten Konditionen

   

Diese Ansätze tragen zwar zur Reduzierung von Kontaktpunkten und Transaktionskosten bei, bieten jedoch keine echte kommerzielle Kontrolle. Die Preisgestaltung wird selten hinterfragt, die Leistung der Lieferanten wird uneinheitlich verfolgt und Möglichkeiten zur Wertschöpfung werden oft verpasst. Selbst etablierte Unternehmen akzeptieren unter Umständen einen gewissen Verlust, da der Aufwand und die Ressourcen, die für eine ordnungsgemäße Verwaltung des Long Tail erforderlich sind, oft die erwarteten Vorteile überwiegen.

KI, die mehr kann als nur Dinge zu beschleunigen

KI hat das Potenzial, diese Dynamik vollständig zu verändern. Beschaffungsleiter müssen sich nicht mehr zwischen einer oberflächlichen Verwaltung der Tail Spend oder gar keiner Verwaltung entscheiden. Jetzt kann mit weitaus weniger manuellem Aufwand mehr unter Kontrolle gebracht werden.
Wo menschliche Aufsicht weiterhin notwendig ist, steigern KI-Tools die Produktivität und Entscheidungsfindung, sodass Teams mehr der hochwertigen Tail Spend mit größerer Geschwindigkeit und Genauigkeit bearbeiten können.

Beispiele hierfür sind:

• Generative LLMs – zur Beschleunigung der Erstellung von RFXs und der Kommunikation mit Lieferanten
• Algorithmen für maschinelles Lernen – zur Automatisierung der Bewertung auf der Grundlage definierter Kriterien und historischer Ergebnisse
• Optimierungs-Engines und präskriptive Analysen – zur Modellierung und zum Vergleich von Vergabeszenarien für eine schnellere Entscheidungsfindung

• Prädiktive Analysen und Data Mining – zur automatischen Ermittlung von Preistrends und Lieferantenrisiken

   

Diese Funktionen sind sowohl als eigenständige Programme als auch als End-to-End-Ausschreibungsroboter verfügbar. Diese Systeme kombinieren die oben genannten Funktionen, um den gesamten Beschaffungsprozess zu unterstützen - von der Auslösung bis zur Vergabe - und sind damit ideal für Prozesse, die immer noch menschliche Eingaben erfordern, aber mehr Geschwindigkeit und Skalierbarkeit verlangen.

Bei wirklich geringwertigen Anforderungen können einige Beschaffungsroboter menschliche Berührungspunkte vollständig beseitigen, bis hin zur endgültigen Freigabe. Auf diese Weise kann wettbewerbsfähige Beschaffung auf zuvor nicht verwaltete Ausgaben angewandt werden, wodurch die Lücke zwischen strategischen und taktischen Kategorien geschlossen und insgesamt ein deutlich höherer Wert erzielt wird.

Die strategische Rolle der Beschaffung wird gestärkt - nicht ersetzt

Der Hauptvorteil von KI gegenüber herkömmlichen Tail Spend-Methoden liegt in seiner Flexibilität. Sie macht die ständige Anpassung von Ausschreibungsvorlagen mit geringem Wert oder die Verwaltung umfangreicher Lieferantenlisten überflüssig und ermöglicht eine schnelle, maßgeschneiderte Beschaffung mit minimalem manuellen Aufwand.

Beschaffungsroboter sind besonders effektiv für taktische Ausgaben mit geringem Risiko. Die beste Vorgehensweise besteht darin, mit menschlicher Aufsicht zu beginnen und die Autonomie schrittweise zu erweitern, wenn sich das Tool in bestimmten Anwendungsfällen bewährt.
 

Entscheidend ist, dass die KI die Beschaffungsfunktion nicht untergräbt, sondern sie verbessert. Beschaffungsteams sind seit langem bestrebt, strategischen Aufgaben wie der Lieferantenstrategie, der Einbindung von Stakeholdern und der kommerziellen Steuerung Priorität einzuräumen. Durch die deutliche Reduzierung des Zeitaufwands für geringwertige, taktische Aktivitäten trägt KI dazu bei, dass dieses Ziel weitaus besser erreicht werden kann als mit herkömmlichen, arbeitsintensiven Methoden.