Einkaufskooperationen: Warum Unternehmen sich zusammenschließen, um intelligenter einzukaufen

Strategische Beschaffung durch Einkaufskooperationen

Da die Beschaffung immer komplexer wird, lassen sich die Kosten einer Alleingänge immer schwerer ignorieren. Angesichts von Inflationsdruck, globalen Lieferkettenstörungen und zunehmendem Wettbewerb erkennen Unternehmen zunehmend den Wert einer Zusammenarbeit. In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, was Einkaufskooperationen sind, was sie erreichen wollen und wie sie einen strategischeren Ansatz bei der Beschaffung unterstützen können – zusammen mit einigen wichtigen Überlegungen, um sicherzustellen, dass Ihre Zusammenarbeit sowohl konform als auch effektiv bleibt.

Warum Einkaufskooperationen an Bedeutung gewinnen

Globale Lieferketten stehen zunehmend unter Druck und sind Herausforderungen aus verschiedenen Richtungen ausgesetzt. Geopolitische Instabilität, Rohstoffknappheit und Inflation treiben die Inputkosten in die Höhe, während sich weiterentwickelnde Nachhaltigkeitsvorschriften selbst die etabliertesten Lieferanten vor Herausforderungen stellen. Gleichzeitig erfordern der rasante technologische Fortschritt und sich wandelnde Kundenerwartungen nicht nur wettbewerbsfähige Preise, sondern auch nachhaltige Beschaffung, maßgeschneiderte Angebote und schnelle, zuverlässige Lieferungen. In diesem Umfeld haben selbst große Lieferanten Schwierigkeiten, alleine zu bestehen.

Einkaufskooperationen bringen mehrere Unternehmen zusammen, um ihre Kaufkraft zu bündeln. Dieses gebündelte Volumen führt in der Regel zu einer stärkeren Verhandlungsposition und damit wahrscheinlich zu optimierten Kosten. Darüber hinaus bieten diese Kooperationen eine intelligente Möglichkeit, Ressourcen zu bündeln und Lieferrisiken in komplexen und unsicheren modernen Märkten zu reduzieren.

Weitere Vorteile von Einkaufskooperationen sind:

• Prozessoptimierung: Die Rationalisierung der Beschaffung durch gemeinsame Ausschreibungen und standardisierte Prozesse reduziert den Verwaltungsaufwand und verbessert die Geschwindigkeit.
• Geringeres Risiko: Die Diversifizierung der Lieferantennetzwerke und die Erweiterung des potenziellen Lieferantenportfolios tragen dazu bei, das Risiko in der Lieferkette zu mindern.
• Verbesserter Marktzugang: Durch den Austausch von Marktkenntnissen, Logistiknetzwerken und lokalem Wissen können sich Türen zu neuen Regionen und Technologien öffnen.
• Wissensaustausch: Best Practices im Beschaffungswesen, Lieferanteninformationen und Kategorie-Know-how können zwischen Partnerorganisationen ausgetauscht werden.

Einkaufskooperationen sind für KMU eine wichtige Stütze, da sie ihnen ermöglichen, bei Verhandlungen mit Lieferanten über ihre Verhältnisse zu punkten. Aber auch große Unternehmen erkennen den Wert einer Zusammenarbeit, insbesondere bei standardisierten Waren oder strategischen Beschaffungsinitiativen. Für große Akteure kann die Zusammenarbeit über Kosteneinsparungen hinausgehen. Sie kann ein Weg sein, um Innovationen voranzutreiben, den Markteinfluss zu vergrößern und die Praktiken von Lieferanten oder Branchenstandards zum Nutzen des gesamten Ökosystems mitzugestalten.

Nicht jede Produktkategorie eignet sich von Natur aus für die gemeinsame Beschaffung – aber viele tun es. Einkaufskooperationen werden in der Regel für routinemäßige, wiederkehrende und bündelbare Artikel wie Büromaterial, Verpackungen, Wartungsmaterialien und Handelswaren genutzt. IT-Hardware ist eine der häufigsten Kategorien. Diese Modelle sind jedoch nicht auf wiederkehrende Bedürfnisse beschränkt, sondern eignen sich auch gut für einmalige Anschaffungen. Rohstoffe wie Stahl und Kunststoffe stehen ebenfalls oft auf der Liste, insbesondere wenn das Volumen zu besseren Konditionen führt.

Einkaufskooperationen zum Erfolg führen

Eine Einkaufskooperation ist nicht nur eine mündliche Vereinbarung. Es handelt sich um ein strukturiertes, strategisches und sorgfältig koordiniertes Unterfangen. Damit es erfolgreich ist, müssen mehrere Schlüsselelemente vorhanden sein:

• Klare Governance: Es sollte klar sein, wer welche Entscheidungen trifft und wie diese Entscheidungen getroffen werden. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten tragen dazu bei, Verwirrung zu vermeiden und eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.
• Gemeinsame Ziele: Alle Partner müssen sich über den Zweck der Zusammenarbeit einig sein. Ob das Ziel nun Kostensenkungen, Risikominderung, die Erschließung neuer Märkte oder die Verbesserung der Nachhaltigkeit ist – eine einheitliche Ausrichtung ist unerlässlich.
• Datenaustausch: Der Datenaustausch sollte nach dem Need-to-know-Prinzip erfolgen. Sensible Daten – z. B. aktuelle Preise – dürfen nicht weitergegeben werden. Selbst Informationen wie Mengenangaben müssen von einer dritten Partei anonymisiert werden, bevor sie innerhalb der Einkaufskooperation weitergegeben werden.
• Gegenseitiges Vertrauen und kulturelle Übereinstimmung: Eine erfolgreiche Zusammenarbeit hängt von mehr als nur Prozessen ab. Vertrauen, Respekt und eine kompatible Arbeitskultur können dazu beitragen, Konflikte zu lösen und alle Beteiligten auf die gemeinsamen Ziele zu fokussieren.

Entscheidend ist, dass die Einhaltung der Vorschriften von Anfang an gewährleistet ist. Auf europäischer Ebene verbietet Artikel 101 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) Vereinbarungen, die den Wettbewerb einschränken. Wenn Einkaufsallianzen jedoch klare Regeln befolgen, nicht aus einer marktbestimmenden Position heraus agieren und kleinere Lieferanten nicht ausschließen, wird dies von der Europäischen Kommission in der Regel unterstützt.
 

Einkaufskooperationen in Aktion

Branchenübergreifend wenden sich führende Unternehmen zunehmend Einkaufsgemeinschaften zu, um ihre Marktposition zu stärken und die Lieferfähigkeit zu verbessern. Hier sind einige herausragende Beispiele für erfolgreiche Zusammenarbeit:

• Der Wettbewerbsvorteil der Genossenschaften im Vereinigten Königreich

  Im Vereinigten Königreich zeigt die Co-op, wie eine gut strukturierte Zusammenarbeit einen echten Marktvorteil schaffen kann. Ihre zentrale Einkaufsgruppe, Federal Retail and Trading Services (FRTS), bündelt die Kaufkraft von 18 Mitgliedsgesellschaften im Wert von 8,5 Milliarden Pfund und unterstützt damit über 4.000 Lebensmittelgeschäfte. Das Ergebnis ist eine starke Verhandlungsmacht gegenüber Lieferanten und eine größere Widerstandsfähigkeit im hart umkämpften Supermarktsektor, wo die Margen knapp und die Einsätze hoch sind.

• Deutschlands Einzelhandelsmacht
  Große deutsche Einzelhändler verfolgen ähnliche Ansätze. Die Epic Partners-Allianz von Edeka, zu der auch Biedronka und Migros gehören, wurde gegründet, um weltweit bessere Konditionen auszuhandeln. REWE ist über Eurelec Trading eine Partnerschaft mit dem französischen Unternehmen E.Leclerc eingegangen. Mit dem Beitritt von Ahold Delhaize im Jahr 2023 gewinnt diese Zusammenarbeit in ganz Europa rasch an Dynamik.
• Gesundheitswesen
  Sana und Prospitalia sind Einkaufsdienstleister, die Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen beim Einkauf und in der Logistik unterstützen. Durch die Bündelung der Einkaufsvolumina mehrerer Kunden können sie mit den Lieferanten bessere Preise und Konditionen aushandeln und so die Kosteneffizienz der Einrichtungen verbessern.

Sind Sie bereit, Ihre Einkaufsgewohnheiten zu überdenken?

In der heutigen Wirtschaft kann es sich kein Unternehmen leisten, ineffizient einzukaufen. Die cleversten Akteure optimieren nicht nur ihre Kosten, sondern bauen auch Beschaffungsökosysteme auf, die schneller, schlanker und widerstandsfähiger sind.

Hier kann H&Z Sie unterstützen. Wir helfen unseren Kunden:

• Navigieren Sie durch rechtliche Rahmenbedingungen – beraten Sie, dass Kooperationsstrukturen vollständig mit dem Wettbewerbsrecht und den relevanten Branchenvorschriften übereinstimmen.
• Schaffen Sie eine digitale Grundlage – wählen Sie Beschaffungsplattformen, Vertragsmanagement-Tools und ERP-Integrationen aus, die zusammenarbeiten.
• Identifizieren Sie die richtigen Partner – nutzen Sie Marktinformationen, Benchmarking und Ausschreibungskompetenz, um bestehende Kooperationsnetzwerke und potenzielle strategische Übereinstimmungen zu bewerten.
• Koordinieren Sie Verhandlungen – entwickeln Sie gemeinsame Verhandlungsansätze, die die kollektive Kaufkraft maximieren und gleichzeitig Flexibilität und starke Lieferantenbeziehungen gewährleisten.